W 2026 r., podobnie jak w latach ubiegłych, jedną z bardzo często pojawiających się wątpliwości wśród płacowców jest kwestia tego, w jaki sposób zgodnie z przepisami obniżać składkę zdrowotną do wysokości zaliczki na podatek.
Od 2022 roku mechanizm obniżania składki zdrowotnej do podatku uległ gruntownej zmianie. Obniżenia dokonuje się, porównując składkę zdrowotną (9% podstawy wymiaru) z hipotetyczną zaliczką na podatek dochodowy, obliczoną według zasad obowiązujących na dzień 31 grudnia 2021 roku. Jeśli składka zdrowotna jest wyższa od tej hipotetycznej zaliczki, obniża się ją do jej wysokości.
Poniżej przedstawiamy szczegółową procedurę krok po kroku, która ma zastosowanie do pracowników i zleceniobiorców.
Procedura obniżania składki zdrowotnej
Krok 1. Ustalenie podstawy dla hipotetycznej zaliczki
Należy określić podstawę, od której będzie liczona hipotetyczna zaliczka. Podstawę tę stanowi wyłącznie ta część przychodu, która jednocześnie podlega opodatkowaniu PIT i oskładkowaniu składką zdrowotną. Należy pominąć przychody, które nie wchodzą do podstawy składki zdrowotnej, takie jak np. zasiłki chorobowe, wpłaty na PPK finansowane przez pracodawcę, nagrody jubileuszowe (jeśli są zwolnione ze składek ZUS) czy inne przychody nieoskładkowane.
Krok 2. Obliczenie hipotetycznej zaliczki na podatek (według zasad z 31.12.2021 r.)
Od tak ustalonej podstawy (przychód podlegający oskładkowaniu i opodatkowaniu) odejmuje się:
- składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) finansowane przez pracownika, naliczone od tego samego przychodu, z tym że nie odlicza się składek, których podstawę wymiaru stanowi przychód zwolniony z opodatkowania PIT,
- koszty uzyskania przychodu (KUP) – w wysokości, do której pracownik jest uprawniony na moment rozliczania listy płac (np. 250 zł lub 300 zł). Jeśli pracownik nie jest uprawniony do KUP (czyli w danym miesiącu wynoszą one 0 zł) lub złożył wniosek o ich niestosowanie, to nie uwzględnia się ich.
Następnie, do otrzymanej kwoty (po zaokrągleniu do pełnych złotych) stosuje się skalę podatkową z 2021 roku:
- stawka 17% dla dochodów nieprzekraczających progu 85 528 zł,
- stawka 32% dla dochodów powyżej tego progu.
Od wyliczonego podatku odejmuje się kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 43,76 zł, ale tylko wtedy, gdy pracownik złożył oświadczenie PIT-2, jest uprawniony do kwoty zmniejszającej miesięczną zaliczkę na podatek (czyli w danym miesiącu nie wynosi ona 0 zł) i podatek nie jest liczony według stawki 32% (w przypadku przekroczenia progu 85 528 zł kwoty zmniejszającej nie stosuje się).
Ważne: W tym hipotetycznym wyliczeniu nie pomniejsza się zaliczki o składkę zdrowotną (7,75% podstawy), ponieważ doprowadziłoby to do błędnego koła. Otrzymaną w ten sposób kwotę zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku.
Krok 3. Porównanie z faktyczną składką zdrowotną
Oblicza się składkę zdrowotną w standardowy sposób: 9% od podstawy wymiaru (przychód pomniejszony o składki społeczne).
Krok 4. Decyzja o obniżeniu
- Jeśli hipotetyczna zaliczka (z kroku 2) jest równa 0 zł, składkę zdrowotną obniża się do 0 zł.
- Jeśli hipotetyczna zaliczka jest większa od 0 zł, porównuje się ją z wyliczoną składką zdrowotną (9%).
-
- Jeśli składka zdrowotna (9%) jest wyższa od hipotetycznej zaliczki, składkę obniża się do wysokości tej zaliczki.
- Jeśli składka zdrowotna (9%) jest niższa lub równa hipotetycznej zaliczce, składkę pobiera się w pełnej wysokości (9%).
Kluczowe zasady i wyjątki
- Przychody nieoskładkowane: Gdy w danym miesiącu pracownik otrzymuje zarówno przychód oskładkowany (np. wynagrodzenie zasadnicze), jak i nieoskładkowany (np. zasiłek chorobowy), obniżenie składki zdrowotnej dotyczy wyłącznie części zaliczki przypadającej na przychód stanowiący podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Wynika to z uchwały Sądu Najwyższego z 2 lutego 2016 r. (sygn. akt III UZP 18/15).
- Przekroczenie progu podatkowego (85 528 zł): Jeśli dochód pracownika od początku roku przekroczył stary próg podatkowy, do obliczenia hipotetycznej zaliczki stosuje się stawkę 32%. W miesiącu przekroczenia progu należy zastosować proporcję, aby ustalić, jaka część dochodu podlega stawce 17%, a jaka 32%.
- Kwota zmniejszająca podatek: Przy obliczaniu hipotetycznej zaliczki zawsze stosuje się kwotę 43,76 zł (z 2021 roku), niezależnie od tego, jaką kwotę zmniejszającą pracownik ma obecnie (np. 300 zł). Nie dzieli się jej na części, nawet jeśli pracownik złożył PIT-2 u kilku płatników.
- Koszty uzyskania przychodu (KUP): KUP są ograniczone do wysokości przychodu ze stosunku pracy (przed odliczeniem składek ZUS). Jeśli przychód jest niższy niż standardowe KUP (250/300 zł), stosuje się KUP w wysokości tego przychodu.
- Zerowy PIT (ulga dla młodych, na powrót, dla rodzin 4+, dla seniorów): W przypadku tych ulg, składkę zdrowotną obniża się do wysokości hipotetycznej zaliczki, którą płatnik obliczyłby, gdyby przychód nie był zwolniony z podatku.
- Umowa zlecenia: Zasady obniżania składki zdrowotnej dotyczą również zleceniobiorców. Przy obliczaniu hipotetycznej zaliczki nie stosuje się kwoty zmniejszającej podatek (43,76 zł), ponieważ w 2021 roku nie przysługiwała ona z tego tytułu.
- Pracownicy oddelegowani za granicę: Jeśli pracownik podlega polskiemu ZUS, ale jego przychód jest opodatkowany za granicą, składkę zdrowotną nalicza się w pełnej wysokości (bez obniżania do 0 zł). Obniżenie stosuje się tylko do tej części przychodu, która podlega opodatkowaniu w Polsce.
- Kierowcy międzynarodowi: Przy wyliczaniu hipotetycznej zaliczki nie uwzględnia się ulgi w wysokości 20 euro za dzień pobytu za granicą, ponieważ przepisy te weszły w życie po 31 grudnia 2021 roku.
Źródło: Osobisty Ekspert Dla Kadr i Płac (Kadry-Place-AI.pl)
